Etkili Bir Oryantasyonun Önemi ve Adımları

Etkili Bir Oryantasyonun Önemi ve Adımları

Oryantasyon, yeni çalışma arkadaşlarımızın iş yeri, iş arkadaşları ve yeni sorumluluklarıyla tanışma sürecidir. Etkili bir oryantasyon eğitimi kişiyi yeni rolüne tanıştırmakla beraber, şirketin beklenti ve ilkelerini de ortaya koymalıdır. Oryantasyon, kuruma ve pozisyona göre içeriği değişkenlik gösteren esnek bir programdır. Yeni çalışma arkadaşlarımıza merak ettiklerini sorma fırsatı verirken aynı zamanda onların yeni rol ve sorumluluklarına daha kolay ve hızlı alışmasını sağlar.

Oryantasyon ayrıca:

  • Maliyeti düşürür: Çalışanların rollerine daha hızlı alışmalarına yardımcı olur, sorumluluklarını zamanında ve etkin tamamlama konusunda daha üretken duruma getirir ve bu da maliyetleri düşürür.
  • Performansı arttırır: İyi düşünülmüş bir oryantasyon, çalışanların ilişkilerini geliştirmelerine ve temel becerileri hızla oluşturmalarına yardımcı olur  ve bu da genel performanslarını artırır.
  • Endişeyi azaltır, güven sağlar:  Herhangi bir çalışan yeni bir duruma girdiğinde, işi yapmayı öğrenme yeteneğini engelleyebilecek kaygı yaşayacaktır. Doğru oryantasyon, bilinmeyen bir duruma girmekten kaynaklanan kaygıyı azaltmaya yardımcı olur ve yönergeler sağlamaya yardımcı olur. Bu yönergeler doğrultusunda şirketin beklentilerini, sistemlerini ve çalışanlarını erken anladıkları için hızla güven kazanacaktır.

Peki etkin bir oryantasyon sürecinde neler olmalıdır? 

Oryantasyon eğitimi, standart eğitim programlarından farklı olarak değişken ve esnek olmalıdır. Süreci etkin yönetmek için oryantasyonun amacına uygun, planlı ve ölçülebilen bir programı olmalıdır. Örneğin:

  • Amacımız; yeni çalışma arkadaşımızın kurumumuza ve iş süreçlerimize uyumunu hızlandırmak.
  • Planımız; hangi departmanlarla ve/veya kişilerle, hangi günlerde, hangi saatlerde ve nerede görüşeceğinin netleştirilmesi.
  • Programımız; hangi departmanlarla ve/veya kişilerle, hangi konular üzerinde bilgi alışverişinin belirlenmesi.
  • Ölçümümüz; program sonrası yeni çalışma arkadaşımızın uyum ve işleyişini hızlandırmada ona göre oryantasyon sürecinin etki ve başarısının değerlendirildiği bir anket uygulamasının yapılması.

Oryantasyon programımızın içinde yer alabilecek unsurlar:

  • Şirket çalışanları ile tanıştırılması,
  • Yöneticiler ile tanıştırılması,
  • Çalışma alanlarının tanıtılması,
  • Yemekhane, dinlenme alanı, otopark, acil çıkış gibi alanların tanıtılması,
  • Toplantı odalarını ve ortak kullanım olan fotokopi gibi araçların tanıtılması,
  • Mesai düzeni, maaş-prim ödeme periyodu ve öğle yemeği gibi düzenlerin tanıtılması,
  • İzin-tatil, kılık-kıyafet, telefon, araç gibi kuralların tanıtılması,
  • Görev tanımı, departman iş süreci, performans değerlendirmesi, raporlama, eğitim gibi aksiyonların tanıtılması şeklinde olabilir.

Çalışanın beceri düzeyine ve işe alındığı işin türüne bağlı olarak farklı oryantasyon eğitimi türleri vardır. Bu ve benzeri bir program izlemek istemeyenler için çeşitli alternatifler de üretilebilir. Bunlar oryantasyon süresi ve içeriğine göre değiştirilebilir.

Önerilerimiz arasında:

  • Oyunlar-Sunumlar: Yeni işe alınan çalışanlar için düzeni oturmuş bir şirkete uyum sağlamak zor olabilir. Tamamen yeni bir çalışma ortamında, kime danışacaklarını ve hangi belgeyi nereye götüreceklerini bulmakta zorlanabilirler. İnsan Kaynakları olarak, konu herkesi bir araya getirmeye geldiğinde yeni çalışanlar için ortamdaki buzları kıracak oyunlar her zaman olumlu sonuçlar ortaya koyar. 
  • İletişim Haritası: Şirket içi iletişim anlaması ve alışması zor bir alan olabilir. Yeni arkadaşlarımızın olası endişelerini azaltmak ve iş yerinde daha rahat olabilmesi için bir iletişim haritası kurulması (ilgili soruların kime sorulması, hangi belgenin nerede gitmesi veya ihtiyaç duyulan araç gereçlerin kimde/nerede olduğuna dair detaylarla) daha hızlı ve etkin çalışmalarına yardımcı olabilir.
  • Mentorluk: Şirket içi iletişimde yardımcı olabilecek bir yöntem olarak mentorluk, yeni işe alınan çalışanlara mentor olarak daha eski bir çalışanın atanmasıdır. Bu yöntem yeni arkadaşlarımızın merak ettiklerini veya takıldıkları noktaları mentoruna sorarak daha hızlı çözmesini sağlamakla beraber şirket içinde iyi ve uzun sürecek arkadaşlıklar yaratabilir.

Etkili bir oryantasyon sürecinin son aşaması olarak geri bildirim toplamak önemlidir.  İşe alınanlardan oryantasyon sürecini nasıl algıladıklarını öğrenin ve bu tavsiyelere göre değişiklik yapmaktan korkmayın. Değişiklik gösteren oryantasyon süreci bittikten bir süre sonra, çalışan arkadaşınıza bir değerlendirme yollayarak memnun kaldığı ve kalmadığı noktaları öğrenebilir ve oryantasyon eğitiminizi her zaman daha iyiye geliştirebilirsiniz.

Etkili bir oryantasyon programı, yeni bir çalışanın ne kadar hızlı üretken hale geldiği ve kurumunuz üzerinde başka uzun vadeli etkileri olduğu konusunda önemli bir fark yaratacaktır. İşinizde ilk günün sonu, ilk haftanın sonu, her günün sonu, en az başlangıç ​​kadar önemlidir.