Uzaktan Çalışma Düzeni Ve Etkili Ekip Yönetiminin İpuçları

Uzaktan Çalışma Düzeni Ve Etkili Ekip Yönetiminin İpuçları

COVID-19 salgını günlük yaşamda köklü değişiklikler yaratırken, iş yaşamında uzaktan çalışmayı zorunlu hale getirdi. Re-Set Workspace raporuna göre; Türkiye’de açıklanan ilk vakadan bu yana çalışanların yüzde 70’i evden çalışmaya başladı.

 Uzaktan çalışmak, zaman tasarrufu, idari giderlerin azalması gibi avantajlar sağladı. Fakat verimlilik ve takım çalışması açısından, uzaktan çalışmanın avantajı tartışılabilinir. Özellikle bir yöneticiyseniz ve uzaktan çalışan bir ekibiniz varsa, bu süreci nasıl verimli hale getirebilirsiniz? CGD İnsan Kaynakları olarak yöneticiler için birkaç ipucu derledik:

1-Çalışanlarınızın değişen koşullarını kabul etmekle başlayın

Koronavirüs Salgını öncesi, çok fazla profesyonel şirket zaten uzaktan çalışma alt yapısına sahipti. Fakat hala uzaktan çalışmaya alışamayan kurum ve kuruluşlar bulunmaktadır.

Siz de remote çalışmaya entegre olmakta zorlanan bir kurumun veya ekibin yöneticisi olabilirsiniz. Bu durumda, çalışanların oryantasyon sürecinde olabileceğini unutmayın. Ve onlara makul görevler ve gerçekçi bitirme zamanları verin

2-Ekibinizi teknolojiyle donatın

Bir yönetici olarak, uzaktan çalışırken tüm ekibi hızlı bir toplantıya çağıramayabilir. Veya nasıl olduklarını görmek için odalarına uğrayamayabilirsiniz. Personelleriniz de meslektaşlarından ve şirketten kopuk hissedebilir. Bu nedenle ekibinizin evlerinde uygun bilgisayar ve/veya tablete erişimi olduklarından emin olun. Çalışanların büyük bölümünün evde kullanabilecekleri dizüstü bilgisayarları olabilir. Fakat masaüstü sistem veya çift monitör kullanma ihtiyacı bulunan çalışanlara bu cihazları temin etmek gerekebilir.

Ek olarak Microsoft Teams, Skype, Zoom gibi video görüşme platformlarını aktif kullanmak da büyük önem taşıyor. Kullandığınız yazılımlarla çalışanlar farklı yerlerde olsalar da her an senkronize çalışabilmelerini sağlayın. Bu sayede ekibiniz bu teknolojileri benimseyebilir. İşe geri döndüklerinde de daha üretken ve senkronize olmaya devam edebilir

3-Üretkenliğinizi arttırın

Uzaktan çalışma sürecini sabah rutininde görüntülü kısa kısa toplantılar yaparak daha üretken hala getirebilirsiniz. Ayrıca bu check-in’ler bireyler ve gruplar arasında da olabilir. Günlük bir kontrol rutini oluşturmak ve öncelikleri belirlemek verimliliğinizi arttırıp iyi sonuçlar almanızı sağlar.

Planlama ve yönetim platformları kullanarak çalışanlarınız arasında koordineyi sağlayıp; iş bölümü, iş takibi, proje yönetimi ve ekip içi iletişimini kuvvetlendirebilirsiniz. Trello, Zenkit, Slack, Wunderlist, Everynote, GTasks bu planlama platformlarından yalnızca birkaçı.

4- Gündelik etkileşimlere dikkat! Bağlar kopabilir.

  İş yerindeki iş dışı diyaloglar ve sosyal aktiviteler çalışanlar arasında ekip ruhu yaratır. Dolayısıyla personelleriniz uzaktan çalışırken sadece görevlerine odaklanıp ekiplerinden soyutlanabilir. Ofis ortamında yaptığınız sosyal aktivite ve günlük etkileşimleri online ortamda da sürdürmelisiniz. Örneğin, bir video görüşmesinde, toplantının başında hafta sonu neler yaptığınızı birbirinizle paylaşabilirsiniz. Toplantı sonuna eğlenceli ödüller içeren kısa quizler ekleyebilirsiniz. Personellerinizin, çevrimiçi de olsa öğle yemeğini birlikte yemek yemesini teşvik edebilirsiniz.

Eğer kurumunuzun sosyal kulüp faaliyetleri varsa, bir yönetici olarak bu faaliyetlerin çevrimiçi sürdürülmesine destek olun. Kulüp oluşumu olmayan bir kurum iseniz gastronomi, resim, fotoğraf vb. gibi hobi alanlarında kulüpler kurabilirsiniz. Çalışanları eğlendirirken, yaratıcılığın da ortaya çıkarmanın eğlenceli bir yolu!

5- Çalışanlarınızı dinleyin

Her şeyden önce bir yönetici olarak çalışanlarınızı dinleyin. Çalışanlarınızın yeterli ve yetersiz hissettiği konulara hakim olun. Zorlandığı alanlarda kendisini geliştirebileceği imkanları sağlayın. Ayrıca çalışanların uzaktan çalışma koşulları hakkında bilgi sahibi olun. Çalışanlarınızın evi ya da çalıştığı ortam odaklanmaya ve organize olmaya elverişsiz olabilir. Bu tip sorunların giderilmesinde proaktif davranın.

6-Çalışanlarınızın sağlığını ve yaşam kalitesini önemseyin

Bir yönetici olarak yalnızca ekibinizin iş performansıyla değil yaşam kalitesiyle de ilgilenmelisiniz. Ekibinizi düzenli fiziksel aktivite yapmaya, sağlıklı beslenmeye teşvik edin. Örneğin, çevrimiçi yoga ve dans dersleri düzenleyerek çalışanlarınızın kolektif olarak hareket halinde bulunmasını sağlayabilirsiniz.

7- Övgüyü unutmayın.

Online toplantılarınız sırasında ekibinizi kutlayın. Ekibinizi yalnızca bireysel iletişimde kutlamayın. Tüm kurum önünde takdir etmek, onları daha çok motive edecek ve canlı tutacaktır.

Bonus: İş yerindeki dress-code’unuzu sürdürmek işe yarayabilir.

Online çalışmalarda kıyafetinizin bir önemi olmasa da bazılarına psikolojik olarak yardımcı olabilir. Pijama ve eşofmanla çalışmak üretkenliğinizi zedeleyebilir. Çünkü zihniniz onları rahatlama, eğlence veya eğlence ile ilişkilendirmek için şartlandırmıştır.

İş için giyinebilir, ekip çalışanlarınızı da teşvik edebilirsiniz. Böylece ekibinizin üretkenliği ve performansı artabilir.

İş dünyası, pandeminin mecbur kıldığı uzaktan çalışma ile maliyet azaltabildiğini, çalışan motivasyonuna olumlu etkileri olduğunu ve geleneksel ofisten çalışma yönteminin tek seçenek olmadığını fark etti.

Üstelik Covid-19’un bu etkilerinin kalıcı olacağı ve uzaktan çalışmanın yaygınlaşacağı herkes tarafından ön görülüyor.

Şu anda yaptığımız verimliliği artırmak üzere yapılan çalışmalar, ofislerimize geri döndüğümüzde de birçok başarıya katkıda bulunacak. Çalışanlar da bu süreçte özel hayatlarıyla işleri arasındaki dengeyi en zorlu koşulda dahi koruyabilmeyi öğreniyor ve krizlerle baş edebilme yeteneğini bireysel olarak güçlendiriyor. Eski düzenimize geri dönene kadar, krizi fırsata çevirmek ve en az hasarla ilerlemek hepimizin elinde.

Yazımızı faydalı bulduysanız , ”Tevazu: Dildeki En Güzel Sözcük” adlı diğer yazımıza da göz atabilirsiniz.